Program Support Specialist

Resumen del Puesto:Se requiere currículum y carta de presentación

Las Academias Nacionales de Ciencias, Ingeniería y Medicina son instituciones privadas y sin fines de lucro que sirven como la principal fuente del país de asesoramiento independiente, objetivo y experto sobre algunos de los desafíos más apremiantes que enfrenta la nación y el mundo. Cada una de las Academias está compuesta por miembros elegidos por sus pares en reconocimiento a logros distinguidos en sus respectivos campos.

Acerca del Programa de Investigación Cooperativa:

La Junta de Investigación del Transporte (TRB) es una de las divisiones de las Academias Nacionales y proporciona liderazgo en mejoras e innovaciones en el transporte a través de un intercambio de información imparcial y basado en evidencia, investigación y asesoramiento sobre todos los modos de transporte. TRB moviliza experiencia y conocimiento para anticipar y resolver desafíos complejos en el transporte, logrado a través del arduo trabajo y dedicación de más de 8,500 voluntarios y un equipo de 120 profesionales.

A través de su división de Programa de Investigación Cooperativa (CRP), TRB gestiona más de 600 proyectos de investigación en áreas como aeropuertos, seguridad del tráfico, carreteras y tránsito. TRB publica aproximadamente 800 documentos de investigación revisados por pares cada año y mantiene la base de datos bibliográfica de investigación en transporte más grande del mundo con más de 1.3 millones de registros.

Los patrocinadores de TRB incluyen Departamentos Estatales de Transporte, el Departamento de Transporte de EE. UU. y sus agencias, así como varias organizaciones relacionadas con el transporte.

Descripción del Trabajo:

El Especialista en Soporte de Programas tendrá múltiples áreas de responsabilidad primaria, que incluyen:

Administrar y gestionar programas y actividades de proyectos en apoyo de diversos programas de investigación cooperativa, proporcionando apoyo administrativo al director adjunto de la División CRP y al gerente de NCHRP. Coordinar, capacitar y supervisar el trabajo del personal de apoyo que maneja aspectos administrativos y logísticos de las reuniones. Compilar y resumir información para el desarrollo/revisión de una variedad de documentos; actuar como enlace entre NCHRP y clientes y organizaciones externas relacionadas, incluidos miembros de comités y paneles, patrocinadores de TRB y afiliados. Coordinar la logística para la serie de seminarios web del programa y preparar notas de reuniones; y coordinar el trabajo del personal para proporcionar apoyo administrativo exitoso para los programas. Proceder por iniciativa propia en cumplimiento con políticas, procedimientos y prácticas, pero recibir orientación o experiencia de supervisores o personal de nivel superior cuando sea necesario.

TAREAS ESENCIALES DEL TRABAJO:

• Administra los programas o proyectos asignados. Cuando sea aplicable y con supervisión del personal senior, recluta posibles nominados para comités/paneles. Facilita la comunicación y el flujo de información entre presidentes de comités, miembros, consultores, patrocinadores de programas o proyectos y personal.
• Prepara informes sobre actividades de programas o proyectos, incluidas notas de reuniones, materiales de capacitación y ayudas laborales.
• Organiza reuniones, desarrolla agendas, invita a presentadores y participantes, supervisa la logística de reuniones y presentaciones multimedia, y prepara resúmenes escritos.
• Desarrolla materiales escritos y coordina/publica materiales. Puede editar informes, facilitar respuestas a revisiones y participar en actividades de difusión, incluyendo la identificación y compromiso con organizaciones externas, preparación de materiales de difusión y realización de reuniones de difusión.
• Realiza tareas administrativas relacionadas con los programas o proyectos asignados. Crea, mantiene y actualiza registros, bases de datos y archivos. Autoriza gastos, rastrea gastos, monitorea presupuestos y proyecta planes de gasto futuros.
• Bajo la orientación general de los supervisores, el Especialista en Soporte de Programas administra y gestiona de manera independiente las actividades de apoyo a programas/proyectos.
• Responde a consultas de miembros de juntas de gobernanza de CRP, comités de supervisión, paneles y contactos externos de programas/proyectos.
• Prepara informes sobre actividades.
• Gestiona todos los aspectos administrativos del programa de investigación cooperativa asignado y proyectos, asegurando que los aspectos administrativos de los programas/proyectos se ejecuten con éxito. Maneja el trabajo entre el personal de apoyo y organiza los arreglos logísticos para las reuniones de los cuerpos de gobernanza del programa.
• Gestiona el apoyo y las actividades administrativas durante las reuniones, incluyendo asistencia general y resolución de problemas.
• Actúa como mentor y recurso para el personal de apoyo de Programas de Investigación Cooperativa. Supervisa empleados temporales según sea necesario.
• Sirve como recurso para la gestión de programas, nominaciones de paneles y software utilizado por la División.
• Realiza recolección de datos relacionada con el alcance e impacto de los resultados de la investigación, y recopila datos de impacto para fines de seguimiento según sea necesario.
• Realiza tareas administrativas que incluyen redacción y edición de correspondencia, coordinación de envíos y creación y mantenimiento de registros y bases de datos.
• Responsable de crear nuevos registros de proyectos en el sistema de gestión de proyectos.
• Mantiene listas de correo y distribución. Gestiona la actualización y mantenimiento de páginas web y prepara boletines y otros materiales promocionales.

TAREAS NO ESENCIALES DEL TRABAJO:

• Tareas relacionadas según sea necesario.
• Proyectos especiales según se asignen.

ESPECIFICACIONES DEL TRABAJO

Conocimientos, Habilidades y Capacidades Requeridas: Capacidad para resolver problemas variados y complejos utilizando originalidad e ingenio. Capacidad para operar con un amplio margen de juicio y acción independiente. Capacidad para trabajar con éxito en un entorno de equipo. Experiencia trabajando en entornos complejos con un alto grado de efectividad organizacional. Capacidad para desarrollar relaciones con compañeros de trabajo y empleados en otros departamentos de las Academias Nacionales a través de una comunicación efectiva. Excelentes habilidades escritas, orales e interpersonales con una capacidad comprobada para interactuar efectivamente con todos los niveles de empleados.

Requisitos Mínimos de Educación/Capacitación: Título universitario en un campo relacionado de una universidad acreditada o conocimiento equivalente.

Experiencia Mínima: Tres años de experiencia profesional relacionada.

Educación y Experiencia Preferidas: Dominio de aplicaciones informáticas, especialmente Microsoft Word, Outlook, Excel y Access. Experiencia práctica en Adobe Acrobat para productos PDF. Familiaridad con programas de visualización de datos y edición web.

Capacidades Físicas: Capacidad para trabajar en una computadora durante períodos prolongados. Capacidad para viajar.

Licencias, Certificaciones o Registros Requeridos: Ninguno.

Responsabilidades/Supervisión: Reporta al Gerente de Programa y a uno o dos Oficiales de Programa Senior. Establece objetivos con los supervisores y recibe aportes y consejos según sea necesario.

Rango de Compensación: Las Academias Nacionales de Ciencias, Ingeniería y Medicina apoyan la equidad, la justicia y la transparencia en nuestros programas de compensación. Un rango de compensación estimado para este puesto es de $70,880 a $88,600. La compensación ofrecida al candidato seleccionado se basará en el conocimiento, habilidades y experiencia laboral relevantes del candidato, en consonancia con la compensación de empleados actuales en posiciones comparables con habilidades y experiencia similares, y sujeta a parámetros presupuestarios.

Entorno de Trabajo: Entorno híbrido de oficina/teletrabajo, con un porcentaje esperado de presencia en el sitio del 40%, y con viajes ocasionales entre las instalaciones de las Academias Nacionales y ubicaciones de reuniones/patrocinadores fuera del sitio.

Declaración de Diversidad e Inclusión de las Academias Nacionales:

Valoramos la diversidad entre nuestro personal, miembros, voluntarios, socios, proveedores y audiencias. Reconocemos que el talento está ampliamente distribuido en la sociedad y que muchas perspectivas mejoran la calidad de nuestro trabajo y fomentan la innovación y el impacto.

Nos comprometemos a cultivar una cultura y un clima laboral que promuevan la inclusión, pertenencia, accesibilidad y antirracismo; mantengan la equidad; y valoren la participación de todos los que participan en avanzar nuestra misión. Al adoptar los valores de diversidad, equidad e inclusión en nuestros programas, políticas y prácticas institucionales, y productos, podremos asesorar mejor a la nación sobre los problemas más complejos que enfrenta la sociedad y el mundo.

Empleador de Igualdad de Oportunidades:

Es política de las Academias Nacionales reclutar, contratar, transferir, compensar y promover a personas en todas las categorías laborales y administrar todas las demás acciones de personal, términos y condiciones de empleo de manera consistente con la igualdad de empleo, y no discriminar por motivos de raza, credo, etnicidad, color, origen nacional, sexo, orientación sexual, identidad de género, edad, religión, discapacidad, condición médica, estado civil, responsabilidades familiares, información genética, afiliación política, apariencia personal, matriculación, estado de desempleo, estado de veterano, o cualquier otra característica protegida por las leyes aplicables.

Cualquier calificación que se considere equivalente, en lugar de la mínima establecida, requiere la aprobación previa de la Oficina de Recursos Humanos.
Las declaraciones anteriores están destinadas a describir la naturaleza general y el nivel de trabajo realizado por los empleados asignados a este puesto. No están destinadas a ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas del personal clasificado de esta manera. Algunas funciones en esta descripción pueden ser específicas de una unidad particular de las Academias Nacionales y no aplicables a otras unidades.

Familia de Trabajo:

PROG

Tipo de Empleado:EmpleadoHoras Semanales Programadas:37.5Ciudad/Estado:Washington, Distrito de Columbia

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