Office Coordinator

2 weeks ago

Norfolk, Virginia, United States Talantage, LLC Full time
Descripción del Trabajo

Título del Trabajo: Coordinador de Oficina


Resumen

Proporciona servicios estándar de apoyo administrativo, secretarial y clerical. Responde a llamadas telefónicas y visitas a la oficina. Redacta correspondencia, memorandos e informes utilizando software de procesamiento de textos. Realiza servicios de apoyo y secretaría estándar. Ingresa datos en bases de datos, hojas de cálculo y otros programas informáticos. Mantiene los calendarios de citas del personal.


Funciones Esenciales
  • Atiende llamadas telefónicas y visitas a la oficina: actúa como recepcionista general para los visitantes en el área de oficina, saludando a los visitantes; filtra llamadas y visitantes, identificando cuáles deben ser redirigidas a otros departamentos o personal; proporciona información a los llamantes, incluyendo funcionarios gubernamentales y otras partes clave, ejerciendo tacto, cortesía y confidencialidad en las respuestas; y ofrece información sobre las operaciones de la organización, personal, políticas y prácticas.
  • Redacta correspondencia, memorandos e informes utilizando software de procesamiento de textos: prepara y formatea documentos a partir de borradores, corrige errores de ortografía y gramática, y envía documentos según se indique.
  • Realiza servicios de apoyo y secretaría estándar, que incluyen, entre otros, la ordenación de suministros de oficina, mantenimiento de calendarios de eventos, recepción y distribución de correo, organización y confirmación de viajes y alojamiento; creación de solicitudes de pago aprobadas; y pago de facturas.
  • Establece y mantiene registros documentales y electrónicos, asegurando precisión y seguridad; sigue los procedimientos del departamento para la gestión de registros; mantiene la confidencialidad de la información segura.
  • Ingresa datos en bases de datos, hojas de cálculo y otros programas informáticos utilizando computadora personal.
  • Mantiene los calendarios de citas del personal según se indique, organizando citas para reuniones individuales, conferencias y eventos sin autorización previa: evalúa la urgencia de la cita y asigna prioridad; asigna fecha, hora y lugar programados; actualiza el calendario y reprograma citas según sea necesario; y revisa regularmente el calendario con el personal para llamar la atención sobre citas específicas y de alta prioridad.
  • Realiza o asiste a otros en la realización de operaciones rutinarias y no rutinarias específicas del departamento/sección: mantiene un conocimiento completo y actualizado de las operaciones del departamento/sección; puede distribuir material de contrato a licitadores; puede ayudar en la preparación y presentación de presentaciones; puede asistir en la realización de eventos especiales; puede llevar inventarios; puede ayudar en auditorías; puede mantener registros de rendimiento del departamento; puede recibir y distribuir ofertas de contratos y documentos relacionados; puede ser asignado para notarizar documentos; puede ayudar en la verificación de permisos de construcción; o cualquier otra tarea de apoyo administrativo asignada.
  • Realiza otras tareas relacionadas según sea necesario.
Educación, Experiencia y Licencias
  • Educación en una Escuela Técnica/Vocacional en Ciencias Secretariales o un campo relacionado.
  • De tres a cinco años de experiencia en apoyo administrativo/secretarial/clerical.
  • Cualquier combinación equivalente de educación y experiencia que proporcione los conocimientos, habilidades y capacidades requeridas.
  • Puede ser necesario ser elegible para convertirse en Notario Público en el Commonwealth de Virginia.
Conocimientos, Habilidades y Capacidades
  • Conocimiento integral de principios, procedimientos y prácticas administrativas/secretariales/clericales.
  • Conocimiento operativo de la organización, programas, políticas y prácticas.
  • Conocimiento integral de principios, procedimientos y prácticas administrativas/secretariales/clericales.
  • Conocimiento operativo del inglés comercial estándar.
  • Habilidad en el uso de computadoras personales para ingresar datos, preparar informes, documentar actividades y comunicarse; incluye habilidad en software de hojas de cálculo estándar, software de procesamiento de textos y software de comunicaciones electrónicas.
  • Capacidad para utilizar equipos de oficina estándar, incluyendo fotocopiadoras, máquinas de fax, máquinas multifuncionales (MFP) y sistemas telefónicos multilineales.
  • Habilidad para escribir con precisión y competencia en una amplia gama de formatos, como correspondencia, memorandos e informes.
  • Capacidad para entender y llevar a cabo instrucciones orales y escritas complejas.
  • Capacidad para tomar decisiones de acuerdo con procedimientos y políticas establecidos.
  • Capacidad para tratar de manera efectiva y cortés con funcionarios gubernamentales, el público, otros empleados y otros fuera de la organización. Incluye la capacidad para mantener la confidencialidad de toda la información relacionada con el negocio.
  • Capacidad para ejercer juicio e iniciativa independiente en la realización de actividades operativas rutinarias.
Demandas Físicas/Entorno de Trabajo

Mientras realiza las funciones de este trabajo, el empleado debe estar frecuentemente sentado, hablando, viendo o escuchando. El empleado ocasionalmente debe estar de pie y caminar. El empleado debe levantar y/o mover ocasionalmente hasta 30 libras. El trabajo requiere percepción de profundidad.


Talantage, LLC se compromete a presentar candidatos que contribuyan a una cultura organizacional de inclusividad y cuyo compromiso con la diversidad en el lugar de trabajo se demuestra a través de nuestras prácticas de reclutamiento. Nos enorgullece ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, credo, color, religión, sexo, género, identidad de género, orientación sexual, estado civil, nacionalidad, estado de ciudadanía, discapacidad, edad o estado de veterano. Nuestros esfuerzos de empleo de igualdad de oportunidades cumplen con todas las leyes estatales y federales de EE. UU. aplicables que rigen la no discriminación en el empleo.

Powered by JazzHR

njhgSlcq9Z

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Norfolk, Virginia, United States CTR Corporation Full time

    Job OverviewCTR Group is currently in search of an OFFICE COORDINATOR to join a team supporting operations in a maritime environment.COMPENSATION: $18 - $20 per HourBenefits Include:· Weekly Compensation – receive your earnings on a weekly basis· Commitment to SafetyPOSITION SUMMARY:A contractor within the naval sector is looking for an office...

  • Office Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States CTR Corporation Full time

    Job OverviewCTR Group is currently in search of an OFFICE COORDINATOR to assist a Ship Repair Contractor. This role is essential for supporting the Project Management Team.COMPENSATION: Competitive hourly rateBenefits Include:· Consistent Weekly Payments – enjoy the reliability of weekly paychecks· Commitment to SafetyPosition Summary:The ideal candidate...

  • Office Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Walashek Full time

    Administrative Support Associate - Maritime IndustryWalashek Industrial & Marine Inc. is looking for a dedicated and detail-oriented administrative support associate to join our team in the maritime sector. This role is essential for ensuring smooth operations within our organization.Qualifications:Completion of High School Diploma or GED...

  • Administrative Coordinator and Financial Officer

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Spectra Experiences Full time

    Role Overview:As an integral part of our organization, you will provide essential administrative and clerical support to ensure smooth operations.Key Responsibilities:1. Deliver comprehensive office support including filing, document management, and handling telephone inquiries.2. Manage daily mail operations, including processing incoming and outgoing...

  • Office Coordinator for Commercial Fencing

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Colonial Fence Co. Full time

    Position OverviewWe are looking for a meticulous and proactive individual to fill the role of Commercial Fence Office Assistant at Colonial Fence Co. This position offers an excellent opportunity for those seeking a fulfilling career in a dynamic office environment.Key ResponsibilitiesSupport administrative functions related to commercial fencing...

  • Equipment Coordinator

    4 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States CMA CGM Full time

    Led by Rodolphe Saadé, the CMA CGM Group, a global leader in shipping and logistics, serves more than 420 ports around the world on five continents. With its subsidiary CEVA Logistics, a world leader in logistics, and its air freight division CMA CGM AIR CARGO, the CMA CGM Group is continually innovating to offer its customers a complete and increasingly...

  • Office Coordinator for Commercial Fencing Projects

    7 days ago

    Norfolk, Virginia, United States Colonial Fence Co. Full time

    Job OverviewPosition: Commercial Fence Office AssistantWe are in search of a meticulous and driven individual to become a part of our team at Colonial Fence Co. as a Commercial Fence Office Assistant. This role is ideal for those seeking a fulfilling career in a dynamic setting.Key Responsibilities:Support administrative functions related to commercial...

  • Office Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Real Estate Full time

    Descripción del PuestoEstamos en búsqueda de un Coordinador de Oficina para unirse a nuestro equipo. Su función principal será llevar a cabo tareas administrativas y de oficina que contribuyan al éxito de la empresa.Responsabilidades:Gestionar y mantener el itinerario/calendario semanal de los ejecutivos.Atender llamadas y correos electrónicos...

  • Receptionist Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Havtech LLC Full time

    Job OverviewThe Receptionist Coordinator plays a crucial role in establishing a welcoming atmosphere for clients and visitors at Havtech LLC. This position is responsible for delivering comprehensive office support, administrative tasks, and ensuring a seamless experience for all guests. Key responsibilities include managing incoming communications,...

  • Office Administration Specialist

    1 week ago

    Norfolk, Virginia, United States Ironclad Defense Works Full time

    Job OverviewPosition: Administrative Support Services SpecialistLocation: Allied Command Transformation (ACT)Department: Administrative ServicesRole Summary:The Administrative Support Services Specialist plays a vital role in delivering crucial administrative and operational assistance across various divisions within NATO's Allied Command Transformation...

  • Office Administration Specialist

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Ironclad Defense Works Full time

    Job OverviewPosition: Administrative Support Services SpecialistDepartment: Administrative ServicesLocation: Allied Command Transformation (ACT)Role Summary:The Administrative Support Services Specialist plays a pivotal role in delivering vital administrative and operational assistance across various sectors within NATO's Allied Command Transformation (ACT)....

  • Office Manager

    2 days ago

    Norfolk, Virginia, United States JTH Tax , Inc. Full time

    Job Title: Office SupervisorJob Summary:The Office Supervisor is responsible for overseeing the day-to-day operations of individual tax preparation offices. Reporting to the District Manager, the Office Supervisor ensures efficient operations, maintains compliance, and delivers an exceptional customer experience.Key Responsibilities:Office Operations...

  • Equipment Logistics Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States CMA CGM (America) LLC Full time

    Position Overview:The Equipment Coordinator (Empty Equipment Vessel Coordinator) plays a crucial role in ensuring effective communication with the Home Office, Cargo Flow, terminals, and the inventory management team regarding vessel loading and prioritization. The coordinator is responsible for updating and maintaining vessel forecasts, demonstrating a...

  • Healthcare Services Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Sentara Full time

    Position LocationNorfolk, VAOverviewWork ScheduleFirst Shift (Days)Company OverviewSentara Health is seeking a dedicated Patient Services Coordinator to join our team at Sentara Norfolk General Hospital in Norfolk, Virginia.Work Hours: Full-Time DaysBenefits Offered:At Sentara, we are committed to setting the standard for medical excellence within a dynamic...

  • Equipment Logistics Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States CMA CGM (America) LLC Full time

    Position Overview:The Equipment Coordinator (Empty Equipment Vessel Coordinator) is responsible for maintaining effective communication with various departments including Home Office, Cargo Flow, terminals, and the stock management team to ensure optimal vessel loading and prioritization. This role requires the coordinator to consistently update and manage...

  • Administrative Coordinator/Billing Specialist

    2 days ago

    Norfolk, Virginia, United States The Up Center Full time

    About The Up CenterThe Up Center is a dynamic organization dedicated to providing exceptional services to our clients. We are seeking a highly skilled and detail-oriented Administrative Coordinator/Billing Specialist to join our team.Job SummaryThe Administrative Coordinator/Billing Specialist plays a vital role in ensuring the smooth operation of our front...

  • Flexible Administrative Coordinator

    1 week ago

    Norfolk, Virginia, United States PeopleShare Full time

    Join Our Team at PeopleSharePeopleShare is excited to announce an opening for a Part-Time Office Support Specialist position. This role is perfect for individuals looking to contribute to a dynamic city office environment known for its collaborative culture and excellent benefits.Position Overview:Schedule: Part-Time, Tuesday to Thursday, 9:30 AM - 4:30...

  • Office Administration Specialist

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Ironclad Defense Works Full time

    Job OverviewPosition: Administrative Support Services SpecialistDepartment: Administrative ServicesLocation: Allied Command Transformation (ACT), Norfolk, VARole Summary:The Administrative Support Services Specialist plays a pivotal role in delivering vital administrative and operational assistance across various divisions within NATO's Allied Command...

  • Surgical Appointment Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States TEKsystems Full time

    Job OverviewAs a Surgical Appointment CoordinatorExplore your career potential:What you will appreciate...Career Growth – Numerous opportunities for professional advancementWork Schedule – Full-time in-office position. Monday to Friday (8:00 AM - 5:00 PM)Attractive Compensation - $21.00/hourStreamlined Interview Process – Access to additional resume...

  • Receptionist Coordinator

    2 weeks ago

    Norfolk, Virginia, United States Havtech LLC Full time

    Job OverviewThe Front Desk Administrator plays a crucial role in establishing a welcoming atmosphere for all visitors and clients at Havtech LLC. This position is tasked with delivering essential office support, managing administrative responsibilities, and ensuring a seamless experience for guests and customers.Key Responsibilities include, but are not...