Executive Administrative Assistant

Executive Administrative Assistant Job Number: 353901 Category: Administrative Description: Job Title: Executive Administrative Assistant Pay Rate: $24 / hr (DOE) Location: Kalamazoo, MI Area Code: 269 ZIP Code: 49001 Start Date: Right Away Keywords: #adminJobs #ExecutiveAssistantJobs #AdminAssistant Shift: 1st, 7:00 AM to 4:00 PM Benefits: Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision 401k On the job training / cross-training Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available. Accident and critical illness insurance optional. Scheduled performance reviews Referral program Job Description: With minimum supervision, and reporting to general manager or above, responsible for administrative and/or project-oriented duties of considerable scope, sensitivity and complexity requiring extreme confidentiality, independent judgement, familiarity with applicable procedures coordination and follow-through. Responsibilities: Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities. Operate word processor, personal computer, or CRT Creating documents containing financial or statistical data or scientific, technical or legal terminology. Enter and manipulate data on spreadsheet, database or file management program and perform a broad range of typing projects. Identify needs and initiate administrative projects, establishing priorities and procedures Delegate portions of assignments and offer support and assistance to others as required. Collect data, conduct research and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects. Proofread and correct grammatical, typographical, compositional, or data errors. Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing. May ascertain which items are to be delegated and follow-up for timely responses. Respond to moderately complex correspondence or draft response for review and signature. Interface effectively with team members, functional departments and customers. Screen calls and respond to a broad range of inquires from all levels of employees and external contacts. Closely monitor calendar and make appointments as required. Make domestic or international travel arrangements. Coordinate with internal and external executive-level staff to schedule in-house and off-site meetings. May be in charge of arrangements for travel and hotel accommodations, meal menus, recreational programs, guest speakers and developing agendas. Maintain confidential records and reports. Perform other related responsibilities. Education and Experience: 4 years related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities. High School Diploma / GED Skills and Knowledge: Ability to accurately type 60 wpm. Thorough knowledge of office equipment and administrative procedures. Ability to accurately record meeting proceedings. Computer skills. Effective verbal, written and interpersonal communication skills. Ability to work effectively with others and be a participative team player. If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com EOE/F/M/Disability/Veterans Puesto: Asistente administrativo ejecutivo Salario: $24/hora (según la experiencia) Ubicación: Kalamazoo, MI Código de área: 269 Código postal: 49001 Fecha de inicio: Inmediatamente Palabras clave: #adminJobs #ExecutiveAssistantJobs #AdminAssistant Turno: 1.°, de 7:00 a. m. a 4:00 p. m. Beneficios: Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, atención dental y de la vista 401k Capacitación en el trabajo/capacitación cruzada Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para miembros de la familia disponibles. Seguro por accidente y enfermedad grave opcional. Evaluaciones de desempeño programadas Programa de referencias Descripción del puesto: Con una supervisión mínima y reportando al gerente general o superior, responsable de tareas administrativas y/o orientadas a proyectos de alcance, sensibilidad y complejidad considerables que requieren confidencialidad extrema, juicio independiente, familiaridad con los procedimientos aplicables, coordinación y seguimiento. Responsabilidades: Seguir los procedimientos establecidos, realizar una variedad de responsabilidades administrativas. Operar un procesador de textos, una computadora personal o un CRT. Crear documentos que contengan datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal. Ingresar y manipular datos en una hoja de cálculo, una base de datos o un programa de administración de archivos y realizar una amplia gama de proyectos de mecanografía. Identificar necesidades e iniciar proyectos administrativos, estableciendo prioridades y procedimientos. Delegar partes de las tareas y ofrecer apoyo y asistencia a otros según sea necesario. Recopilar datos, realizar investigaciones y compilar información utilizando una variedad de cálculos matemáticos para una amplia gama de informes y proyectos. Revisar y corregir errores gramaticales, tipográficos, de composición o de datos. Leer el correo, resaltar acciones o elementos importantes, adjuntar archivos o información relevante antes de distribuirlos. Puede determinar qué elementos se deben delegar y hacer un seguimiento para obtener respuestas oportunas. Responder a correspondencia moderadamente compleja o borradores de respuesta para su revisión y firma. Interactuar de manera eficaz con los miembros del equipo, los departamentos funcionales y los clientes. Filtrar llamadas y responder a una amplia gama de consultas de todos los niveles de empleados y contactos externos. Monitorear de cerca el calendario y programar citas según sea necesario. Organizar viajes nacionales o internacionales. Coordinar con el personal interno y externo de nivel ejecutivo para programar reuniones internas y externas. Puede estar a cargo de los arreglos para viajes y alojamiento en hoteles, menús de comidas, programas recreativos, oradores invitados y desarrollar agendas. Mantener registros e informes confidenciales. Realizar otras responsabilidades relacionadas. Educación y experiencia: 4 años de experiencia relacionada en la oficina o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas. Diploma de escuela preparatoria / GED Habilidades y conocimientos: Capacidad para escribir con precisión 60 palabras por minuto. Conocimiento completo de equipos de oficina y procedimientos administrativos. Capacidad para registrar con precisión los procedimientos de las reuniones. Habilidades informáticas. Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal. Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo. Si está interesado en este puesto, presente su solicitud a través del enlace de solicitud ahora provisto. Nuestro objetivo primordial es brindar soluciones de dotación de personal de calidad que ayuden a las personas, las organizaciones y las comunidades a tener éxito. Belcan es un proveedor líder de personal calificado para muchas de las empresas más respetadas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para contratos, empleos temporales, empleos temporales con opción a contratación y asignaciones directas. Somos el empleador elegido por miles de personas en todo el mundo. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en Belcan.com EOE/F/M/Disability/Veterans Location: Kalamazoo , MI Minimum Experience (yrs): Required Education: Not Specified Benefits: Return to search results Email this job to a friend (emailjobs.asp?jo_num=353901) If you have previously registered with us, pleaseLog in (memberlogin.asp) to apply for this position. *Logged in members may also add jobs to their job cart