Accounting Assistant

This is an entry level role into the Accounting Department. The Accounting Assistant will focus on assisting the Senior Accountant in day-to-day tasks with a heavy focus on Accounts Payable. This position will need to be very detail oriented, focused on assigned tasks with a keen eye to detail, and staying focused until all tasks are complete.

Essential Functions::

Major responsibilities, physical requirements, and core competencies of the position are listed below. Nothing in this job description restricts management’s right to assign or reassign duties and responsibilities to this job at any time; This description reflects management’s assignment of essential functions, it does not prescribe 

or restrict the tasks that may be assigned.

• Manage accounts payable using Bill.com and QuickBooks Desktop.

• Oversee approval process of invoices and work with management to explain and or correct rejected invoices

• Input all bills and credit memos into Bill.com

• Reconcile Bill.com with QuickBooks 

• Establish and maintain relationships with new and existing vendors 

• Ensure approved due bills are added to cash flow planning

• Process payments via ACH, check, wire, and credit card according to cash flow plan

• Issue checks for expense report payments

• Compare purchase orders, prices, and terms of payment to FlexiBake system and close out PO’s once product is received

• Reconcile operating bank account and corporate credit card account

• Assist in providing supporting documentation for audits

• Analyze workflow processes and propose improvements for efficiency and accuracy

• Organize and maintain accounting electronic and paper records

• Deposit checks received

• Order office supplies and sort and distribute mail

• Process transactions and perform other accounting duties as assigned

Experience::

• Competency in QuickBooks Desktop

• Strong listening and communication skills

• Intermediate level in Excel

• Keen attention to detail

• Strong organizational and time management skills

• Preferred experience of 2 years in accounts payable

• Strong analytical and problem- solving skills with proven ability to organize tasks by priority 

• Proficient knowledge of Excel spreadsheets and graphs/ Microsoft Office tools, and Quickbooks preferred 

• Proficient Math skills in regard to ratios, percentages, unit of measure conversion required

Personality::

• Strong communication and relationship building skills 

• Teamwork-oriented, dedicated to support the team 

• Ability to work within a collaborative and ambiguous environment 

• Demonstrated time-management and multi-tasking skills 

• Comfort with communicating with internal partners at all levels and as well as an external audience.

Hours and Compensation::

• Position: Full-Time 

• Must have open availability including nights, weekends, and holidays

Habla Espanol?:

Resumen 

Este es un rol de nivel de entrada en el Departamento de Contabilidad. El auxiliar de contabilidad se centrará en ayudar al contador superior en las tareas cotidianas con un gran enfoque en las cuentas por pagar. Esta posición tendrá que estar muy orientada a los detalles, centrada en las tareas asignadas con un ojo agudo al detalle, y mantenerse enfocada hasta que todas las tareas estén completas. 

Funciones esenciales: Las principales responsabilidades, los requisitos físicos y las competencias básicas del puesto se enumeran a continuación. Nada en esta descripción de trabajo restringe el derecho de la gerencia a asignar o reasignar deberes y responsabilidades a este trabajo en cualquier momento; Esta descripción refleja la asignación de funciones esenciales por parte de la administración, no prescribe 

o restringir las tareas que se pueden asignar. 

Esta posición 

• Administre cuentas por pagar mediante Bill.com y QuickBooks Desktop.

• Supervisar el proceso de aprobación de facturas y trabajar con la administración para explicar y/o corregir las facturas rechazadas

• Ingrese todas las facturas y notas de crédito en Bill.com

• Conciliar Bill.com con QuickBooks 

• Establecer y mantener relaciones con proveedores nuevos y existentes

• Asegúrese de que las facturas vencidas aprobadas se agreguen a la planificación del flujo de efectivo

• Procese los pagos a través de ACH, cheque, transferencia bancaria y tarjeta de crédito de acuerdo con el plan de flujo de efectivo

• Emitir comprobaciones para pagos de informes de gastos

• Compare las órdenes de compra, los precios y las condiciones de pago con el sistema FlexiBake  y cierre los pedidos de compra una vez que se reciba el producto

• Conciliar la cuenta bancaria operativa y la cuenta de tarjeta de crédito corporativa

• Ayudar a proporcionar documentación de apoyo para las auditorías

• Analizar los procesos de flujo de trabajo y proponer mejoras para la eficiencia y la precisión

• Organizar y mantener registros electrónicos y en papel de contabilidad

• Cheques de depósito recibidos

• Pedir suministros de oficina y ordenar y distribuir el correo

• Procesar transacciones y realizar otras tareas contables según lo asignado

Requisitos de la posición: 

Experiencia: 

• Competencia en QuickBooks Desktop

• Fuertes habilidades de escucha y comunicación

• Nivel intermedio en Excel

• Gran atención al detalle

• Habilidades de organización y de gestión del tiempo fuertes

• Experiencia preferida de 2 años en cuentas por pagar

• Habilidades analíticas y que solucionan de problema fuertes con capacidad probada de organizar tareas por prioridad 

• Conocimiento competente de hojas de cálculo y gráficos de Excel / herramientas de Microsoft Office y Quickbooks preferidos

• Habilidades matemáticas competentes con respecto a los ratios, porcentajes, unidad de conversión de medida requerida 

Personalidad: 

• Fuertes habilidades de comunicación y construcción de relaciones 

• Orientado al trabajo en equipo, dedicado a apoyar al equipo 

• Capacidad de trabajar dentro de un entorno colaborativo y ambiguo 

• Habilidades demostradas de gestión del tiempo y multitarea 

• Comodidad con la comunicación con socios internos a todos los niveles y también con una audiencia externa. 

Horas y compensación: 

• Posición: Tiempo completo 

• Debe tener disponibilidad abierta, incluyendo noches, fines de semana y días festivos

Ideation, formerly known as H&F Bread CO, was started in 2008 by James Beard Award-winning Chef Linton Hopkins and his long-time friend and entrepreneur Joe Best. Starting with a single baker and three assistants operating in a 1,800-square foot facility to fill a niche, supplying great bread to restaurants who wanted “To enhance the dining experience with artisan baked goods of the highest quality and consistency with a focus on food safety and compliance”. That later became our Mission Statement.
As a steward of delivering consistent quality baked products to the marketplace, H&F received significant awards, including Top 10 Bakeries in the US by Bon Appetit Magazine, One of the Top Bakeries in the South by Southern Living One of our Head Bakers won Top 10 Bakers by Dessert Professional Magazine
In 2018 we acquired the former La Petite in Marietta and opened up our first co-manufacturing facility focusing on Gluten-Free and Allergen-free baked goods for clients who wanted to expand their current products into the marketplace.
When the pandemic hit in 2020 the fresh-baked business that had been in existence for years took a significant loss in just 1 week. In true H&F style, we did not let that hold us back from growing and were able to capitalize on what we were doing well at and expanded the co-manufacturing business to encompass both locations providing our clients with almost 90,000 sq ft of manufacturing space. It also allowed us to rebrand ourselves into Ideation.
We can't wait to tell you the rest of the story but believe us when we tell you - We are growing like crazy and we can’t wait to get you started
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H&F Bread CO fue fundada en 2008 por el chef ganador del premio James Beard Linton Hopkins y su viejo amigo y empresario Joe Best. Comenzando con un solo panadero y tres asistentes que operan en una instalación de 1,800 pies cuadrados para llenar un nicho, suministrando gran pan a los restaurantes que querían "mejorar la experiencia gastronómica con productos horneados artesanales de la más alta calidad y consistencia con un enfoque en la seguridad y el cumplimiento de los alimentos". Eso más tarde se convirtió en nuestra Declaración de Misión.
Como administrador de la entrega de productos horneados de calidad consistente al mercado, H&F recibió premios significativos, incluyendo top 10 panaderías en los EE.UU. por Bon Appetit Magazine, una de las mejores panaderías en el sur por Southern Living Uno de nuestros panaderos principales ganó top 10 bakers por Dessert Professional Magazine
En 2018 adquirimos la antigua La Petite en Marietta y abrimos nuestra primera planta de co-fabricación centrada en productos horneados sin gluten y sin alérgenos para clientes que querían expandir sus productos actuales al mercado.
Cuando la pandemia golpeó en 2020, el negocio de recién horneados que había existido durante años tuvo una pérdida significativa en solo 1 semana. En el verdadero estilo de H &F, no dejamos que eso nos detendiera de crecer y pudimos capitalizar lo que estábamos haciendo bien y expandimos el negocio de co-fabricación para abarcar ambas ubicaciones, proporcionando a nuestros clientes casi 90,000 pies cuadrados de espacio de fabricación. También nos permitió cambiar nuestra marca en Ideación.
No podemos esperar para contarte el resto de la historia, pero créanos cuando te lo contamos: Estamos creciendo como locos y no podemos esperar para que comiences