Oficial Administrativo Financiero

IntraHealth International

Perfil de Puesto

En IntraHealth, somos un equipo global creativo, comprometidos con una misión humanitaria. Somos, defensores, trabajadores de la salud y comunicadores. Oficiales de programas, expertos en finanzas y líderes técnicos. Somos un equipo apasionado y diverso. Nos une nuestra creencia que todos en cualquier lugar debieran tener la atención en salud que necesitan para prosperar. Por eso trabajamos todos los días para mejorar el desempeño de los trabajadores de salud alrededor del mundo y fortalecer los sistemas en los que ellos trabajan.

Por casi 40 años en más de 100 países, IntraHealth se ha asociado con comunidades locales para asegurar que los trabajadores de salud están presentes en donde más se necesitan, listos para hacer su trabajo, conectados a la tecnología que necesitan y, seguros para aportar su mejor trabajo.

Nuestros programas están diseñados con un profundo entendimiento y valoración del contexto de derechos humanos, igualdad de género y no discriminación, el mejoramiento de las condiciones económicas, y cambios poblacionales. Las relaciones a largo plazo que hemos construido con Gobierno, socios del sector privado y miembros de la sociedad civil permiten que nuestros esfuerzos sean más fuertes y efectivos.

Únete a nuestro equipo y juntos podremos hacer cambios en la salud global para todos.

OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar asistencia financiera, administrativa, compras y logística al equipo del Sub Agreement con PASMO bajo la supervisión del Coordinador regional. Asegurar el cumplimiento de políticas, procesos y procedimientos del donante y de IntraHealth International, Inc.

Coordinar el flujo de documentos hacia las unidades financiera, administrativa, monitoreo y unidad técnica.

FUNCIONES ESENCIALES

Preparar las solicitudes de fondos mensuales del equipo del Sub agreement, incluyendo los asesores de países. Preparar, de acuerdo con el cronograma mensual previsto, la solicitud de fondos, considerando los costos por actividad.Detallar los gastos administrativos para el mes siguiente, para incluir el monto en la solicitud de fondos.Completar la solicitud de fondos, solicitar aprobación del coordinador Regional.Filtrar las actividades mensuales del Plan Detallado de Implementación.Confirmar actividades que no se hayan ejecutado de meses anteriores.Solicitar al Coordinador la información de actividades de meses siguientes y/o no incluidas en presupuesto para incorporarlas a la solicitud de fondosCompletar la solicitud de fondos, enviar a Coordinador Regional para revisión y, aprobación. Presupuesto: Mantener actualizado el presupuesto aprobado, controlar gastos y saldos por actividad.Conciliar la ejecución mensual con informes de la unidad de finanzas. Revisar liquidaciones de gastos contra documentos, presupuestos y solicitud de fondos. Recibir documentos de actividades.Verificar documentos (de acuerdo con lista de verificación).Retroalimentar a y asesores regionales de país.Revisar contra presupuesto y solicitud de fondos.Obtener firmas de aprobación.Escanear y enviar documentos a Oficial Financiero asignado.Enviar a unidad financiera lista de liquidaciones y pagos a proveedores pendientes, el primer día hábil del mes siguiente. Estados de cuenta Mantener el saldo de las cuentas de anticipos al país, conciliando con finanzas, en forma mensual.Mantener los saldos de anticipos a proveedores..Verificar documentos (de acuerdo con check list).Verificar las facturas, en los países que aplique, con la finalidad de que estás estén vigentes y que sean legítimas.Retroalimentar a asesores regionales de país, sobre hallazgos en la emisión de documentos o elaboración de medios de verificación.Revisar contra presupuesto y solicitud de fondos los gastos efectuados.Obtener firmas de aprobación.Escanear y/o entregar documentos a Oficial Financiero asignado.Enviar a unidad financiera lista de liquidaciones y pagos a proveedores pendientes, el primer día hábil del mes siguiente y/o a requerimiento.Documentar los envíos de liquidaciones y pagos realizados mediante firma de recibido.Responsable de la obtención de los documentos en original cuanto se hayan entregado copias a finanzas con la finalidad de agilizar los procedimientos.Entregar los documentos en original al Oficial Financiero encargado del país.Conciliar estado de cuenta mensual de todo el personal del país. Logística: Brindar apoyo al equipo de países en capacitaciones, para asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de IntraHealth y Donantes.En Guatemala, coordinar la logística de traslado, hospedaje, alimentación, salón y materiales requeridos para eventos solicitados por el equipo de país. En El Salvador, Honduras y Panama, apoyar a distancia.Apoyar en los eventos cuando sea necesario.Apoyar con la logística de visitas de seguimiento que realiza la unidad técnica (reservas de alojamiento, transporte, viáticos, etc.) Preparar expedientes para pago a proveedores. Recepción de facturas de proveedores y servicios.En los países que aplique: Tramitar exención de IVA con encargado de la emisión de éstas.Hacer llegar las exenciones de IVA en original a los proveedores.Preparar solicitud de reembolso de IVA Revisión contra orden de compra, comandas y/o detalles brindados por el proveedor, cuando aplique.Preparar solicitud de pago.Obtener la aprobación del gerente o coordinador.Escanear y enviar documentos (proceso completo) a Oficial Financiero asignado.Brindar seguimiento y garantizar que el proceso se realice en tiempo oportuno. Administración: Emisión de Amber Road de todos los proveedores.Tener al día archivo de Amber Road para consulta.Ser responsable del inventario de activos fijos en la Oficina de País.Mantener actualizadas las tarjetas de responsabilidad.Mantener un archivo actualizado de contratos de servicios y rentas.Mantener existencia de suministros de oficina y limpieza.Responsable del mantenimiento de oficina Gerencia Regional: Enviar cronograma mensual de actividades.

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:

Educación y Experiencia

Título Universitario en Auditoria o Administración de Empresas. Más de 3 años de experiencia de trabajo en área contable-administrativa. Más de 2 años de experiencia de trabajo en procesos de RRHH y Compras. Habilidades avanzadas en aplicaciones de Office (Excel, Word, PowerPoint). Experiencia de trabajo con la Cooperación Internacional (preferentemente). Experiencia de trabajo con proyectos de USAID (preferentemente). Inglés a nivel intermedio.

Competencias

Generales

Innovación

Desarrolla nuevas, mejores y diferentes ideas con métodos, soluciones e iniciativas, que resultan en un mejor desempeño y cumplimiento de los objetivos y resultados de IntraHealth a nivel mundial.

Rendición de Cuentas

Responsable de todas las actividades laborales, decisiones y acciones personales y la de otros, está enfocado y comprometido a realizar aquellas actividades que tiene un mayor impacto y que pueden ser de alto rendimiento y de éxito para IntraHealth.

Excelencia de Servicio

Conoce y tiene la habilidad de poner en práctica técnicas de servicio al cliente, tiene la habilidad de cumplir o exceder las expectativas de los clientes directos o indirectos proveyendo un servicio de excelencia

Funcionales

Comunicación Eficaz (Oral y Escrita)

Entiende conceptos de comunicación, herramientas y técnicas; capacidad de transmitir mensajes con eficacia, explica conceptos técnicos complejos en un lenguaje sencillo, claro y apropiado para la audiencia; recibe e interpreta con precisión ideas, información y necesidades a través de patrones de una comunicación profesional

Planificación y Organización

Tiene la habilidad para desarrollar metas claras, coherentes con las estrategias; identifica actividades y tareas prioritarias; ajusta prioridades según sea necesario; asigna el tiempo y los recursos para completar el trabajo adecuado; prevé los riesgos para planificar; monitorea y ajusta los planes y acciones según lo considere necesario.

Relaciones Interpersonales

Tiene el conocimiento y la capacidad para interactuar de manera eficaz y eficiente dentro y a través de las Divisiones, Departamentos/Oficinas de Otros Países, de una manera constructiva y de colaboración.

Beneficios

IntraHealth International, Inc. es un excelente lugar de trabajo, ofrecemos salarios competitivos, paquetes de beneficios generosos, ambiente agradable y dinámico con un enfoque en apoyar a los profesionales en el área de salud a nivel global para que puedan mejorar la calidad de vida de personales alrededor del mundo.

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