Assistant Branch Administrator

Administrative Assistant

Position Description: The position is the first point of contact for customers and employees and is responsible for looking after all aspects of a professional office environment. The Administrative Assistant operates with direction from the Branch Administrator and may work on projects independently. 

Responsibilities

• Develop a clear understanding of the philosophies by which the company operates
• Answer all phone calls with a "smile" in the voice and efficiently connects the caller with the requested contact or is able to advise the proper contact for the request. 
• Files vendor, customer, and personnel documents
• Processes all outgoing mail and maintains the postage meter.
• Manages incoming mail, properly distributing it to appropriate recipients.
• Sends and receives express packages, matching charges with invoices.
• Orders all office supplies and uniforms, regularly comparing prices and matching charges with invoices.
• Sorts and stores all uniform and office supply deliveries
• Welcomes visitors and makes them comfortable while waiting
• Administrative assistance as needed.
• Work closely with Branch Administrator to provide administrative support to branch and shop operations
• Other duties as assigned

Qualifications

• Excellent verbal and written communication skills.
• Excellent organizational skills and interpersonal skills
• Ability to use PC and widely used software packages (Excel, MS Word, PowerPoint) 
• Ability to meet deadlines; accomplish work in order of priority.
• Experience as a receptionist or in an administrative position in a fast-paced office environment. Landscape experience is e a plus. 
• English, Bilingual Spanish a plus. 

WORK ENVIRONMENT
Work takes place in a clean, pleasant, and office setting. Generally, a 40- hour week, but could occasionally require extra hours, including evenings and weekends. Fast-paced and working under pressure is unavoidable. Position requires frequent (More than 50%) standing, walking, and lifting (Routinely up to 20LB, occasionally up to 50LB) to file, copy, sort, and distribute uniforms, mail, and packages. 

What we provide:

• Competitive hourly wages
• Medical benefits with dental and vision
• Flexible Spending Account
• 401(k) plan
• Flexible work/life balance
• Family-oriented company culture

General description

Ruppert Landscape is a commercial landscape construction and management company, a family-owned and employee-owned business, headquartered in Montgomery County, MD, with operations in Pennsylvania, Maryland, Virginia, North Carolina, Georgia, Texas, Delaware, and Tennessee. Our mission is to provide opportunities for our people, take excellent care of our customers, and be good stewards of the environment and our community.

Ruppert Landscape is an Equal Opportunity and E-Verify Employer

Asistente Administrativo (a)

Descripción del puesto: El puesto es el primer punto de contacto para clientes y empleados y es responsable de cuidar todos los aspectos de un entorno de oficina profesional. El /la Asistente Administrativo opera bajo la dirección del administrador de la sucursal y puede trabajar en proyectos de forma independiente. 

Responsabilidades

• Desarrollar una comprensión clara de las filosofías por las que opera la empresa
• Responda todas las llamadas telefónicas con una "sonrisa" en la voz y conecte de manera eficiente a la persona que llama con el contacto solicitado o aconseje el contacto adecuado para la solicitud
• Archivar documentos de proveedores, clientes y de personal 
• Procesa todo el correo saliente y mantiene el medidor de franqueo
• Gestiona el correo entrante, distribuyéndolo correctamente a los destinatarios apropiados
• Envía y recibe paquetes express, asignando cobros con las respectivas facturas
• Solicita todos los suministros y uniformes de oficina, comparando precios regularmente y haciendo coincidir los cargos con las facturas.
• Clasifica y almacena todas las entregas de suministros de oficina y uniformes
• Da la bienvenida a los visitantes y los hace sentir cómodos mientras esperan
• Asistencia administrativa según sea necesario.
• Trabajar en estrecha colaboración con el administrador de la sucursal para brindar apoyo administrativo a las operaciones de sucursales y tiendas
• Otras funciones que le sean asignadas

Calificaciones

• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
• Excelentes habilidades organizativas y habilidades interpersonales
• Capacidad para usar PC y paquetes de software ampliamente utilizados (Excel, MS Word, PowerPoint)
• Capacidad para cumplir con los plazos; realizar el trabajo en orden de prioridad.
• Experiencia como recepcionista o en un puesto administrativo en un entorno de oficina acelerado. La experiencia del paisaje es una ventaja
• Inglés, español bilingüe un plus. 

Ambiente de trabajo
El trabajo se lleva a cabo en un entorno limpio, agradable y de oficina. Por lo general, una semana de 40 horas, pero ocasionalmente podría requerir horas adicionales, incluidas las noches y los fines de semana. El ritmo rápido y el trabajo bajo presión son inevitables. El puesto requiere estar de pie, caminar y levantar objetos frecuentes (más del 50 %) (rutinariamente hasta 20 libras, ocasionalmente hasta 50 libras) para archivar, copiar, clasificar y distribuir uniformes, correo y paquetes. 

Lo que proporcionamos

• Salario por hora competitivo
• Seguro médico, dental, y de visión
• Cuenta de gastos flexible
• Plan de retiro 401(k) 
• Equilibrio flexible entre trabajo y vida personal 
• Cultura empresarial orientada a la familia

Descripción general

Ruppert Landscape es una empresa comercial de gestión y construcción de paisajes, un negocio de familia y empleados propietarios, con sede en el condado de Montgomery, MD, y operaciones en Pensilvania, Maryland, Virginia, Carolina del Norte, Georgia, Texas, Delaware y Tennessee. Nuestra misión es brindar oportunidades a nuestra gente, cuidar de manera excelente a nuestros clientes y ser buenos administradores del medio ambiente y de nuestra comunidad.

Ruppert Landscape es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y verificación electrónica