Assistant administratif
2 months ago
Derby, United States
RCGT - Raymond Chabot Ressources humaines
Full time
Job DescriptionENGLISH VERSION BELOW
On te reconnait pour ton côté flexible et ta débrouillardise? Tu es une personne axée vers les solutions et qui aime les défis? Alors lis ce qui suit :
Notre client
La Bibliothèque Haskell est un magnifique édifice de style Queen Anne unique en son genre et situé à la croisée de la frontière canado-américaine. Nichée entre Stanstead (Québec) et Derby Line (Vermont), elle est la seule bibliothèque et salle d’opéra au monde à se trouver sur une frontière internationale.
Fondée en 1901 et véritable patrimoine, la Bibliothèque Haskell offre un accès à l’information, à des documents de lecture, à une vaste gamme de services de bibliothèque et à une programmation d’arts visuels et de spectacles. En tant que bâtiment patrimonial et centre culturel, la Bibliothèque Haskell joue un rôle essentiel dans l’enrichissement de la vie de ses membres et de la communauté.
Dans un contexte de réorganisation, la Bibliothèque Haskell est à la recherche d’un assistant administratif polyvalent et organisé pour rejoindre son équipe. La personne doit être bilingue en anglais et en français et doit être autorisée à entrer légalement aux États-Unis.
Ce que la Bibliothèque Haskell t’offre :
- Un salaire horaire jusqu’à de 30 $ l’heure, en fonction de ton expérience;
- Un horaire de travail flexible de 4 jours semaine (du lundi au jeudi).
Sous la supervision de la directrice générale, tu exécuteras une variété de tâches administratives et comptable. Plus précisément, tu seras appelé à :
- Traiter la paie des employés à l’aide du système employeur D;
- Traiter les comptes à payer ainsi que les comptes à recevoir;
- Gérer l’inventaire et les commandes de la boutique souvenir et s’assurer de faire les suivis adéquats;
- Entrer la programmation des activités, visites et horaires sur le site internet et la page Facebook de la Bibliothèque Haskell;
- Aider à la coordination de la location de la salle opéra;
- Faire le suivi des contrats des locations pour la salle opéra;
- Suivre le calendrier d’entretien du bâtiment et prendre les rendez-vous avec les différents spécialistes pour les entretiens et services mensuels et annuels;
- Assurer différentes correspondances par courrier, courriel et téléphone;
- Gérer la boîte aux lettres et redistribuer le courrier;
- Soutenir la directrice générale et les autres membres de l’équipe lors des collectes de fonds, en envoyant différentes communications telles que des cartes de remerciement;
- Au besoin, apporter un soutien à la programmation de la bibliothèque et de l’opéra.
- Une formation professionnelle ou collégiale;
- Un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Une habileté avec les plateformes numériques et comptables (Quickbooks, Web, Facebook, Office et autres);
- Une bonne connaissance du français et de l’anglais à l’oral comme à l’écrit;
- Des aptitudes pour la gestion des priorités;
- De la rigueur et de l’autonomie.
Madame Sophie Blanchette, M. Sc., conseillère en ressources humaines
Raymond Chabot Ressources Humaines inc.
Courriel : rcrhsherbrooke@rcgt.com
Nous respectons le principe de l’équité en matière d’emploi.
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Are you known for your flexibility and resourcefulness? Are you a solution-oriented person who loves challenges? Then read on:
Our client
The Haskell Free Library inc is a magnificent Queen Anne-style building, unique in its kind, located at the crossroads of the Canada-US border. Nestled between Stanstead (Québec) and Derby Line (Vermont), it is the only library and opera house in the world located on an international border.
Founded in 1901, and a true heritage site, the Haskell Free Library inc offers access to information, reading materials, a wide range of library services, and visual and performing arts programming. As a heritage building and cultural center, the Haskell Free Library inc plays an essential role in enriching the lives of its members and the community.
In a reorganization context, the Haskell Free Library inc is looking for a versatile and organized Administrative Assistant to join its team. The person must be bilingual in English and French and must be legally authorized to enter the United States.
What the Haskel Free Library inc offers you:
- An hourly wage of up to $30, depending on your experience:
- A flexible work schedule of 4 days a week (Monday to Thursday).
Under the supervision of the General Director, you will perform a variety of administrative and accounting tasks. Specifically, you will be required to:
- Process employee payroll using the Employer D system;
- Handle accounts payable and receivable;
- Manage inventory and orders for the souvenir shop and ensure proper follow-ups;
- Enter the programming of activities, visits, and schedules on the Haskell Library’s website and Facebook page;
- Assist in coordinating the rental of the opera hall;
- Follow up on rental contracts for the opera hall;
- Maintain the building maintenance schedule and make appointments with various specialists for monthly and annual maintenance and services;
- Handle various correspondences by mail, email, and phone;
- Manage the mailbox and redistribute mail;
- Support the General Director and other team members during fundraising events by sending various communications such as thank-you cards;
- Provide support for library and opera programming as needed.
- A professional or college education;
- A minimum of 5 years of experience in a similar position;
- Proficiency with digital and accounting platforms (QuickBooks, Web, Facebook, Office, etc.);
- Good knowledge of French and English, both spoken and written;
- Skills in priority management;
- Rigor and autonomy.
Ms Sophie Blanchette, M. Sc., Human Resources Consultant
Raymond Chabot Ressources Humaines inc.
Email : rcrhsherbrooke@rcgt.com
We respect the principle of employment equity.
