Asistente Administrativo

1 week ago

San Juan PR, United States CG Group, LLC Full time

Propósito del Puesto

El/la Asistente Administrativo(a) tiene como objetivo apoyar la organización interna de CG Group mediante la gestión eficiente de documentación, procesos administrativos, coordinación de tareas interdepartamentales y soporte a recursos humanos. Esta persona también colaborará activamente con el equipo contable en Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, y será clave para mantener el orden y la fluidez operativa de la oficina.

Responsabilidades Principales

1. Gestión Administrativa General

  • Organizar y mantener archivos físicos y digitales (SOPs, reportes, registros internos).
  • Dar soporte diario al equipo de cumplimiento en la preparación y mantenimiento de documentación regulatoria.
  • Coordinar logística interna como compras de suministros, manejo de agenda general, y correspondencia empresarial.

2. Apoyo a Recursos Humanos

  • Coordinar procesos de onboarding de nuevo personal (formularios, integraciones, manuales).
  • Llevar control básico de asistencia, horarios, días libres y otras gestiones del personal.
  • Brindar apoyo en procesos administrativos relacionados a nómina y relaciones laborales.

3. Apoyo a Contabilidad – Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

  • Cuentas por Cobrar (A/R):
  • Llevar seguimiento de facturas emitidas a dispensarios o clientes mayoristas.
  • Dar seguimiento a pagos pendientes, conciliaciones y reportes semanales de A/R.
  • Apoyar en la comunicación con clientes para confirmación de pagos y resolución de disputas menores.
  • Cuentas por Pagar (A/P):
  • Organizar y verificar facturas recibidas de suplidores y contratistas.
  • Coordinar el calendario de pagos y asegurar que los pagos se realicen de manera oportuna.
  • Mantener comunicación con proveedores para confirmar balances y términos.

4. Coordinación Interdepartamental

  • Servir como enlace entre los departamentos de operaciones, cumplimiento, contabilidad y gerencia.
  • Preparar informes internos, reportes administrativos y resúmenes de reuniones cuando se requiera.
  • Apoyar en la coordinación de auditorías internas y externas.

Requisitos del Puesto

Educación:

  • Grado Asociado o Bachillerato en Administración, Contabilidad, Recursos Humanos o campo relacionado.

Experiencia:

  • Mínimo 5 años en funciones administrativas.

Conocimientos y habilidades:

  • Dominio de herramientas digitales como Google Workspace, Microsoft Office, y plataformas de contabilidad (ej. QuickBooks).
  • Conocimiento básico en procesos de cuentas por cobrar y pagar.
  • Organización excepcional, atención al detalle y habilidades interpersonales.
  • Proactividad, confidencialidad y capacidad de trabajar bajo presión.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Horas previstas: 40 por semana

Experiencia:

  • Administracion: 5 años (Obligatorio)

Idioma:

  • English (Obligatorio)

Lugar de trabajo: Empleo presencial

Job Type: Full-time

Pay: $ $16.00 per hour

Expected hours: 40 per week

Work Location: In person

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