Fleet Coordinator

Overview

Join a Company That Grows People

At Lewis, we're not just trimming trees - we're building a future. As the second-largest utility vegetation management company in North America and a proud employee-owned business, we believe every person on our team matters. When you join Lewis, you're not just taking a job - you're investing in your future.
Why You'll Love It Here

- Elevate your career with us - we prioritize training and internal promotions

- Join a vibrant team that champions safety, values your feedback, and fosters a strong sense of camaraderie

- Shape your future with us through our fantastic Employee Stock Ownership Plan (ESOP)

Responsibilities

What You'll Do as a Fleet Coordinator

As a Fleet Coordinator at Lewis Services, you'll:

• Serve as the division point of contact for fleet and DOT-related needs
• Schedule and coordinate preventative maintenance and repairs
• Obtain and communicate vendor estimates for approval
• Maintain accurate records and upload documentation to asset systems
• Coordinate logistics for equipment transfers and disposals
• Train crews on Fleet/DOT compliance and perform Gate Checks
• Manage annual inspections with preferred vendors
• Track rentals and identify internal alternatives
• Monitor manufacturer recalls and ensures timely resolution
• Expedite repairs for out-of-service units
• Manage telematics and dashcam hardware repairs
• Serve as fuel program contact and trainer
• Train crew leaders on operator-level equipment maintenance
• Conduct field training on inspections, maintenance, cargo securement, and safe driving
• Review spending for cost-saving opportunities and warranty recovery
• Monitor and optimize asset utilization
• Perform administrative and clerical duties as needed
• Carry out other duties as assigned

Qualifications

What You Bring:

• High school diploma or GED (or equivalent experience)
• Valid driver's license and eligibility to operate company vehicles
• Minimum 3 years in a fleet or asset-intensive environment
• Knowledge of Federal, State, and Local compliance regulations
• Intermediate mechanical/technical vehicle knowledge
• Strong English communication skills (oral and written)
• 3+ years of experience with computers or handheld devices

Preferred:

• Experience with construction or utility service vehicles
• Valid CDL license
• Bilingual (Spanish - written and spoken)

Physical Demands

Ability to:

• Sit, stand, walk, reach, and perform repetitive keystrokes regularly
• Occasionally stoop, kneel, crouch, crawl, climb stairs, and lift/move up to 25 lbs.
• Travel regularly, including overnight stays via ground or air

Continuously - Sitting, communicating, using computers
Frequently - Walking, driving
Occasionally - Climbing, lifting, kneeling
Rarely - Exposure to hazardous materials
Never - Confined spaces
Environmental Conditions:

Regularly - Office environment
Occasionally - Outdoor exposure, temperature extremes
Rarely - Hazardous materials, air quality issues
Never - Confined spaces

Comments: PPE required per OSHA and ANSI standards. Travel is a regular part of the role.
Tools & Equipment

Equipment may include:

• Computers, phones, tablets, scanners, copiers
• Fleet vehicles and diagnostic tools
• Communication devices
• Asset management and telematics systems

What We Offer

Non-Union Benefits:

• Competitive pay $61,750 - $76,750
• Employee Stock Ownership Plan (ESOP)
• Paid training and certifications
• Health, dental, vision & HSA options
• 401(k) +
• Paid time off and Employee Assistance Program (EAP)

Our DEI Commitment

Our commitment to Diversity, Equity, and Inclusion (DEI) is key to the success of our business. We respect the differences among us, and we leverage those differences to create an environment where all employees feel welcome and fairly treated. We seek the best solutions possible by attracting and engaging a diverse workforce where all perspectives are sought and valued.

Lewis Tree Service is an equal employment opportunity employer committed to providing equal opportunity for both applicants and employees. Lewis Tree Service prohibits unlawful discrimination or harassment of employees and applicants based on race, creed, color, national origin, sex, age (40+), religion, disability, marital status, sexual orientation, genetic information, citizenship status, veteran status, or any other legally protected characteristic, all employment decisions, including but not limited to recruitment, hiring, compensation, training, apprenticeship, promotion, demotion, transfer, lay-off and termination, and all other terms and conditions of employment. Lewis Tree Service's practices and policies are administered under applicable federal, state, and local laws.

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Lo que harás como Coordinador de Flota

Como Coordinador de Flota en Lewis Services, t:

• Servirás como el punto de contacto de la división para las necesidades relacionadas con flota y cumplimiento DOT
• Programarás y coordinarás el mantenimiento preventivo y las reparaciones
• Solicitarás y comunicarás cotizaciones de proveedores para su aprobación
• Mantendrás registros precisos y cargarás la documentación en los sistemas de activos
• Coordinarás la logística para transferencias y disposición de equipos
• Capacitarás a los equipos sobre el cumplimiento de Flota/DOT y realizarás inspecciones de portón ("Gate Checks")
• Gestionarás las inspecciones anuales con proveedores preferidos
• Rastrearás los alquileres e identificarás alternativas internas
• Monitorearás los avisos de retiro del fabricante y garantizarás su resolución oportuna
• Acelerarás las reparaciones de unidades fuera de servicio
• Gestionarás las reparaciones de hardware de telemática y cámaras de tablero
• Servirás como contacto y capacitador del programa de combustible
• Capacitarás a los líderes de cuadrilla en mantenimiento básico de equipos
• Realizarás capacitaciones en campo sobre inspecciones, mantenimiento, aseguramiento de carga y conducción segura
• Revisarás los gastos para identificar oportunidades de ahorro y recuperación de garantías
• Monitorearás y optimizarás la utilización de los activos
• Realizarás tareas administrativas y de oficina según sea necesario
• Cumplirás con otras funciones asignadas.

Lo que aportarás:

• Diploma de escuela secundaria o GED (o experiencia equivalente)
• Licencia de conducir válida y elegibilidad para operar vehículos de la empresa
• Mínimo de 3 años en un entorno de flota o de activos intensivos
• Conocimiento de regulaciones de cumplimiento federales, estatales y locales
• Conocimientos mecánicos/técnicos intermedios sobre vehículos
• Fuertes habilidades de comunicación en inglés (oral y escrita)
• Más de 3 años de experiencia usando computadoras o dispositivos portátiles

Preferido:

• Experiencia con vehículos de servicios de construcción o de servicios públicos
• Licencia CDL válida
• Bilingüe (español - escrito y hablado)

Demandas físicas

Capacidad para:

• Sentarse, pararse, caminar, alcanzar y realizar tecleos repetitivos regularmente
• Ocasionalmente agacharse, arrodillarse, gatear, subir escaleras y levantar/mover hasta 25 libras
• Viajar regularmente, incluyendo pernoctes por tierra o aire

Continuamente - Sentarse, comunicarse, usar computadoras
Frecuentemente - Caminar, conducir
Ocasionalmente - Escalar, levantar, arrodillarse
Raramente - Exposición a materiales peligrosos
Nunca - Espacios confinados
Condiciones ambientales:

Regularmente - Entorno de oficina
Ocasionalmente - Exposición al aire libre, temperaturas extremas
Raramente - Materiales peligrosos, problemas de calidad del aire
Nunca - Espacios confinados

Comentarios: Se requiere equipo de protección personal (EPP) según las normas OSHA y ANSI. Los viajes son una parte regular del rol.
Herramientas y equipo

El equipo puede incluir:

• Computadoras, teléfonos, tabletas, escáneres, fotocopiadoras
• Vehículos de flota y herramientas de diagnóstico
• Dispositivos de comunicación
• Sistemas de gestión de activos y telemática

Lo que ofrecemos

Beneficios (no sindicalizados):

• Salario competitivo $61,750 - $76,750
• Plan de Propiedad de Acciones para Empleados (ESOP)
• Capacitación y certificaciones pagadas
• Opciones de salud, dental, visión y cuenta HSA
• 401(k) +
• Tiempo libre remunerado y Programa de Asistencia al Empleado (EAP)

Nuestro compromiso con la Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI)

Nuestro compromiso con la Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) es clave para el éxito de nuestro negocio. Respetamos las diferencias entre nosotros y aprovechamos esas diferencias para crear un entorno donde todos los empleados se sientan bienvenidos y tratados con equidad. Buscamos las mejores soluciones posibles atrayendo y comprometiendo a una fuerza laboral diversa donde todas las perspectivas sean valoradas.

Lewis Tree Service es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometido con proporcionar igualdad de condiciones tanto para solicitantes como para empleados.
Lewis Tree Service prohíbe la discriminación o el acoso ilegal de empleados y solicitantes con base en raza, credo, color, origen nacional, sexo, edad (40+), religión, discapacidad, estado civil, orientación sexual, información genética, estado de ciudadanía, condición de veterano o cualquier otra característica protegida por ley. Todas las decisiones laborales, incluyendo pero no limitadas a reclutamiento, contratación, compensación, capacitación, aprendizaje, promoción, degradación, transferencia, despido y terminación, así como todos los demás términos y condiciones de empleo, se administran conforme a las leyes federales, estatales y locales aplicables.

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