Recepcionista

Job DescriptionJob DescriptionDescripción General
Opera sistema de telefonía con múltiples líneas de comunicación, contesta llamadas de clientes o de los demás departamentos y las trasfiere de ser necesario.

Responsabilidades

• Recupera mensajes de correo de voz y los envía a la persona indicada.
• Contesta las llamadas telefónicas entrantes, determina el propósito de las llamadas, y desvía las llamadas al personal o departamento correspondiente.
• Toma y entrega los mensajes y las transferencias de llamadas del personal que no esté disponible.
• Responde a las preguntas acerca de la organización y proporciona a los usuarios direcciones y otras informaciones.
• Da la bienvenida a los visitantes del lugar, determina la naturaleza de los negocios, y anuncia a los visitantes al personal correspondiente.
• Monitorea los visitantes y lees brinda pases de visitante cuando sea necesario.
• Actualiza las citas en la agenda.
• Mantiene el fax, les brinda asistencia a los usuarios, envía faxes, y recupera y dirige los faxes entrantes.
• Recibe las órdenes y mantiene los equipos de la oficina.
• Crea e imprime hojas de portadas de fax, notas, correspondencia, informes y otros documentos cuando sea necesario.
• Realiza otras tareas administrativas, según sea necesario, como por ejemplo, la presentación de fotocopias, y el cotejo.
• Otras tareas pueden ser asignadas.

Requisitos

• Un año en una Universidad o Escuela Técnica, tres o seis meses de formación y experiencia relacionada, o una combinación equivalente de educación y experiencia. Capacidad para leer e interpretar documentos tales como reglas de seguridad, instrucciones de operación y mantenimiento, y manuales de procedimientos. Capacidad para redactar informes de rutina y correspondencia. Capacidad para hablar eficazmente ante grupos de clientes o empleados de la organización.
• Capacidad para sumar y restar números de dos dígitos, multiplicar y dividir por 10 y 100. Capacidad para realizar estas operaciones con unidades de dinero estadounidense y la medición de peso, volumen y distancia.
• Capacidad para utilizar el sentido común para llevar a cabo detalles, que no estén incluidos en instrucciones escritas o verbales. Capacidad para hacer frente a los problemas que se presenten en algunas situaciones estandarizadas.
• Para realizar este trabajo con éxito, la persona debe tener conocimiento del programa Swichboard, Internet, Word, Power Point y Outlook.
• Orientado al servicio al cliente.

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