Solicitud de Propuestas: Servicios de Apoyo Logstico

Solicitud de Propuestas

Instituto de Paz de los Estados Unidos

Servicios de Apoyo Logstico

El Salvador / Guatemala/ Honduras

Fecha de Publicacin: 22 de junio de 2023

Fecha Lmite: 5:00 pm EST (Hora Washington DC) - 14 de Julio de 2023

Remitir Preguntas a:

Enviar propuestas a:

Carla Hauer

Carla Hauer

chauercarrillo@usip.org

chauercarrillo@usip.org

Las respuestas pertinentes se pondrn a disposicin de todos/as los/as oferentes por correo electrnico. No se aceptarn consultas despus de la hora y fecha especificadas.

La respuesta debe enviarse antes de la hora y la fecha indicadas anteriormente para ser considerada.

Requisitos de envo de propuestas:

Cualquier propuesta que no contenga todos los puntos especificados en la siguiente seccin de Requisitos de envo ser considerada como no admisible. Para obtener ms detalles, incluyendo los criterios de evaluacin correspondientes, por favor consulte la seccin "Criterios de evaluacin y requisitos de presentacin".

1. Propuesta tcnica (mximo 3 pginas)
2. CVs/Hojas de vida
3. Costo de la Propuesta
4. Formulario de Evaluacin de Gestin Financiera (nicamente para organizaciones)
5. Pgina de certificacin

Introduccin y Antecedentes

El Instituto de Paz de los Estados Unidos (USIP por sus siglas en ingls) es un instituto nacional, no partisano e independiente fundado por el Congreso de los Estados Unidos y dedicado a la premisa de que un mundo sin conflicto violento es posible, prctico y esencial para los Estados Unidos y la seguridad global. En zonas de conflicto en el extranjero, el Instituto trabaja con aliados para prevenir, mitigar y resolver el conflicto violento. Para ms informacin, por favor visite

El Programa de Amrica Latina (LAP por sus siglas en ingls) trabaja en ocho pases del hemisferio. En Colombia, el compromiso de larga data del Instituto se extiende a lo largo de ms de 15 aos de amplio apoyo a constructores de paz locales, as como esfuerzos de construccin de paz de alto nivel que involucran espacios de dialogo con grupos armados. En Nicaragua y Bolivia, el Instituto apoya la bsqueda de espacios de dilogo ms efectivos para quienes buscan una solucin pacfica a los conflictos sociales y polticos.

USIP ahora est expandiendo su trabajo de construccin de paz en El Salvador, Guatemala y Honduras, donde el Programa de Amrica Latina busca desarrollar e implementar programas centrados en la prevencin de conflictos y la reduccin de la violencia mediante el abordaje de la polarizacin sociopoltica a travs de proyectos de dilogo, capacitando a jvenes en herramientas de consolidacin de la paz, y apoyando una cultura de la legalidad.

Objetivo de la Convocatoria

El Programa de Amrica Latina de USIP busca una organizacin de apoyo administrativo y logstico en El Salvador, Guatemala y Honduras para una serie de eventos y actividades temticas y participativas. El oferente debe tener una atencin superior a los detalles y capacidad de gestin financiera, ser capaz de mantener presupuestos actualizados y manejar con xito una gran cantidad de tareas. El oferente tambin debe contar con excelentes habilidades de comunicacin y ofrecer actualizaciones de estado de manera efectiva y sucinta al personal de USIP. Se requiere dominio del idioma espaol. El dominio del idioma ingls es una ventaja, pero no es obligatorio.

Alcance del Trabajo

Contexto

El contratista seleccionado brindar apoyo logstico y de coordinacin crucial a USIP. El contratista seleccionado reservar hoteles, organizar viajes y reservar habitaciones y servicios de refrigerio y comidas para la ejecucin exitosa de mltiples eventos. El contratista seleccionado trabajar en estrecha colaboracin con el personal de USIP y coordinar con los participantes y facilitadores para organizar e informar con xito todas las consideraciones logsticas vitales para las reuniones y capacitaciones.

Meta y Objetivos

El objetivo es asegurar la planificacin y ejecucin logstica fluida de tres eventos y actividades temticos y participativos.

Tipo de contrato esperado

Costo ms Tarifa Fija

Alcance

El contratista seleccionado coordinar con USIP para facilitar la organizacin de tres eventos, como se describe a continuacin.

El contratista seleccionado ser responsable de la planificacin logstica de cada evento y su ejecucin, incluidas las convocatorias a facilitadores y participantes, reservacin del lugar del evento y las reservas de alojamiento, reserva de equipo tcnico y la organizacin de viajes, transporte y servicios de refrigerio. El contratista seleccionado tambin garantizar el acceso a los equipos en condiciones necesarias para la transmisin virtual, registro y difusin digital. Las necesidades logsticas de cada evento variarn y el contratista seleccionado coordinar con USIP y la organizacin invitada que facilitar los eventos de acuerdo con las necesidades que se presenten.

Los eventos tendrn lugar en algn momento entre agosto de 2023 y mayo de 2024 (fechas por confirmar).

El contratista seleccionado gestionar los subcontratos con los proveedores externos necesarios, as como implementar directamente los servicios necesarios para adquirir el espacio para eventos, el alojamiento, el transporte terrestre, las comidas y los materiales para los siguientes tres eventos:

Serie de Dilogos Intergeneracionales: Gestionar dos series de dilogos de 6 sesiones cada una (una en San Salvador y otra en la Ciudad de Guatemala) y brindar apoyo administrativo y logstico previo, durante y posterior a los dilogos para 35 a 50 participantes con invitados especiales u organizaciones como presentadores/facilitadores para cada sesin. Las sesiones sern presenciales y virtuales, con una dinmica participativa por parte de los asistentes. El formato es abierto de acuerdo a cada organizacin co-anfitriona. Cada sesin tendr una duracin de 3,5 horas y finalizar con un almuerzo. El contratista seleccionado gestionar la compra de los materiales, los honorarios de facilitacin, la reserva y el pago del lugar.

Cohortes de Participacin Democrtica: 4 visitas a 4 ciudades del El Salvador para grupos de 30 a 60 jvenes. Los/as lderes juveniles visitarn cada municipio durante tres fines de semana. Posteriormente, se organizar un encuentro de cuatro das en San Salvador entre todos los participantes. Se deben tener en cuenta todas las habitaciones, comidas, transporte y espacios para eventos. Adems, el contratista seleccionado ser responsable de pagar los honorarios del facilitador.

Capacitacin sobre resiliencia y respuesta al trauma: Capacitacin de 3 das brindando apoyo administrativo y logstico previo, durante y posterior a esta capacitacin para 12 a 15 lderes juveniles y 3 facilitadores que se llevar a cabo en El Salvador, Guatemala y Honduras. El contratista seleccionado debe coordinar todo el alojamiento, comida, instalaciones de capacitacin y el transporte de los participantes.

En preparacin para estos eventos, el contratista seleccionado proporcionar todo el apoyo logstico hasta y despus de las fechas de los eventos, y entregar un informe final. El contratista seleccionado ser responsable de asegurar, pagar y confirmar las reservas requeridas despus de proporcionar al menos dos cotizaciones para cada categora anterior y recibir la aprobacin de USIP antes de la reserva.

El contratista seleccionado deber organizar todos los aspectos logsticos de estos tres eventos, incluidos los siguientes entregables:

1. Asegurar y confirmar todo el transporte terrestre local.
2. Buscar y reservar alojamiento en un hotel que no exceda la tarifa diaria autorizada por noche para la ubicacin (tarifa proporcionada al contratista seleccionado por USIP antes de la reserva).
3. Asegrese de que haya una sala de conferencias adecuada disponible y reservada para su uso.
4. Contratar todas las comidas y refrigerios necesarios.
5. Proporcionar transferencias de Western Union, transferencias bancarias o efectivo en mano a los participantes, facilitadores y personal de USIP para reembolsos. Los reembolsos requieren recibos y deben ser aprobados previamente por el equipo LAP de USIP antes del desembolso. Los reembolsos incluyen, pero no se limitan a:

• comidas;
• costos de materiales incurridos por el personal de USIP y los facilitadores (impresin, materiales);
• taxis locales durante el programa (para el personal de la USIP); y,
• gastos imprevistos para el personal de la USIP.

1. Organizar las necesidades de capacitacin de las organizaciones coanfitrionas, incluido el diseo de la sala, requisitos tcnicos, materiales y pagos. Asegurar que los espacios de capacitacin estn equipados con las necesidades tcnicas y materiales necesarios (a coordinar con los capacitadores y el personal de la USIP).
2. Preparar materiales de capacitacin para los eventos, que incluyan la impresin de los libros de trabajo de los participantes, materiales de capacitacin complementarios, memorandos de logstica, etc. Todo lo que requiera que el contratista seleccionado imprima ser proporcionado por adelantado por el equipo de LAP de USIP.

Cronograma Tentativo

A continuacin, se proporciona un cronograma tentativo para la finalizacin de los entregables. USIP trabajar con el contratista seleccionado para finalizar los entregables y las fechas de vencimiento de los entregables tras la seleccin.

Entregables

Fecha de Entrega Estimada

En coordinacin con USIP, desarrollar un Plan de Trabajo

Agosto 4, 2023

Informes de estado (descripcin de las tareas y narrativa del presupuesto)

Quincenal

Informe Narrativo con documentacin de apoyo.

Trimestral

Implementacin del Dialogo Intergeneracional tanto en El Salvador como en Guatemala, incluyendo la coordinacin con las organizaciones invitadas, pago de honorarios a los facilitadores, reserva del lugar, compra de materiales, disposicin de las salas, equipo tcnico y servicio de comida.

Agosto - octubre 2023

Organizar tres Capacitaciones de Trauma de tres das cada uno en Honduras, El Salvador y Guatemala. Con el personal de la USIP, reservar hoteles, coordinar y pagar el transporte de los participantes nacionales, alimentacin, alquiler de equipos tcnicos y supervisar el funcionamiento exitoso de todos los eventos.

Octubre 2023 - enero 2024

Organizar cuatro visitas para los Cohortes de Participacin Democrtica en El Salvador. Con los equipos, coordinar las necesidades logsticas para una capacitacin inicial en San Salvador (antes del fin de ao) as como tres visitas a municipalidades, coordinada con los lideres juveniles. Las visitas sern de 1 a 4 das cada una.

Noviembre 2023 - marzo 2024

Informe Narrativo final que cobra todo el periodo del contrato.

Mayo 31, 2024

Requisitos de la Propuesta

Cualquier propuesta que no contenga todos los elementos enumerados a continuacin puede considerarse como "no conforme". Para obtener ms detalles sobre el proceso de seleccin, incluyendo los criterios de evaluacin correspondientes, consulte la Seccin V a continuacin.

Para ser considerado en esta convocatoria, enve lo siguiente:

1. Propuesta Tcnica Narrativa La propuesta narrativa tcnica no debe tener ms de 3 pginas e incluir las siguientes secciones:
2. Experiencia previa Describa al menos dos proyectos de similar alcance y complejidad en los que haya trabajado anteriormente. Proporcione un punto de contacto con nmero de telfono y direccin de correo electrnico para cada uno de los proyectos descritos. Incluya tambin si el oferente y/o el personal esencial han recibido financiamiento de USIP en el pasado y, de ser as, incluya una breve descripcin del proyecto, el nombre del punto de contacto principal de USIP y el nmero de subvencin o contrato, segn corresponda.
3. Personal clave, dotacin de personal y experiencia especfica Describa el personal clave, su rol, su nivel de conocimiento y cmo su experiencia est relacionada y es beneficiosa. Describa el plan general de dotacin de personal para el proyecto. Tenga en cuenta que el personal puede no ser ciudadano estadounidense y no requiere autorizacin de seguridad.
4. Currculum Vitae (CV) Para cada uno de los miembros del personal clave, proporcione un CV de no ms de tres pginas. Los CV no contarn para el lmite de pginas de propuestas narrativas tcnicas.
5. Propuesta de costos La propuesta de costo deber incluir un presupuesto detallado y una descripcin del presupuesto. El presupuesto debe estar en dlares estadounidenses y en formato de hoja de clculo (por ejemplo, Excel). Tenga en cuenta que USIP permite que las organizaciones sin fines de lucro incluir hasta un 15 % de recuperacin de costos indirectos en los costos directos totales de los contratos.
6. Formulario de evaluacin de la gestin financiera Las organizaciones deben completar el Formulario de evaluacin de la gestin financiera a menos que hayan recibido subvenciones federales, contratos o acuerdos de cooperacin en los ltimos dos aos y puedan proporcionar su estado financiero auditado de su ao fiscal ms reciente. Comunquese con Carla Hauer (chauercarrillo@usip.org) para solicitar una copia del Formulario de evaluacin de gestin financiera si no est adjunto a la solicitud.

Pgina de certificacin

Complete y firme la pgina de certificacin a continuacin y envela con la propuesta.

Proceso de Seleccin

Calendario de la Convocatoria

Fecha

Etapa

22 de junio 2023

Convocatoria Publicada

30 de junio 2023

Fecha Lmite para enviar preguntas respecto a la Solicitud de Propuestas y el proyecto enviadas a Carla Hauer (chauercarrillo@usip.org) a ms tardar 5:00pm EST.

7 de julio 2023

Respuestas a las preguntas se pondrn a disposicin de todos/as los/as oferentes.

14 de julio 2023

Las propuestas deben presentarse a ms tardar el 14 de julio antes de las 5:00pm EST. Las propuestas presentadas despus de esa fecha pueden no ser aceptadas.

21 de julio 2023

Notificacin al contratista seleccionado

31 de julio 2023

Fecha estimada de inicio del proyecto

USIP puede ajustar las fechas en el cronograma o cancelar esta convocatoria en cualquier momento antes de la adjudicacin del contrato.

Criterios de Evaluacin

Las propuestas sern evaluadas en base a los siguientes criterios. Para obtener ms detalles sobre cada requisito de presentacin, consulte la Seccin IV de esta convocatoria. El Comit de Seleccin de USIP revisar todas las propuestas recibidas a tiempo utilizando los criterios de evaluacin establecidos a continuacin en funcin del mejor valor ofrecido a USIP. El Comit de Seleccin se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas, en su totalidad o en parte, para adjudicar contratos mltiples y/o entablar negociaciones con cualquiera de las partes, en el mejor inters del Instituto.

Criterios de Evaluacin

Porcentaje

Experiencia Previa

40%

Experiencia Especfica

25%

Costo de la Propuesta

35%

Instrucciones y Trminos Generales

1. Las propuestas completas deben enviarse por correo electrnico a chauercarrillo@usip.org antes de las 5:00 p. m., hora de Washington DC (EST) del 14 de julio de 2023
2. El Instituto no es responsable de ningn costo incurrido por los oferentes antes de la emisin de un contrato ejecutado con el Instituto.
3. Las presentaciones deben ser enviadas electrnicamente y deben incluir todos los requisitos de presentacin descritos en la seccin "Requisitos de la propuesta" de esta convocatoria. No se permitirn cambios o correcciones a una respuesta despus de la fecha lmite.
4. Todas las presentaciones deben estar en ingls y en dlares estadounidenses.
5. Cualquier pregunta relacionada con esta convocatoria debe dirigirse a Carla Hauer en chauercarrillo@usip.org. Las respuestas pertinentes se pondrn a disposicin de todos/as los/as oferentes por correo electrnico. No se aceptarn consultas despus de la hora y fecha especificadas.
6. Cualquier propuesta que no aborde todos los requisitos de la RFP puede considerarse no conforme. Las propuestas tardas pueden ser rechazadas como no conforme.
7. Esta convocatoria no es una oferta para celebrar un acuerdo con ninguna de las partes, sino una solicitud para recibir propuestas de oferentes (organizaciones o personas) interesadas en prestar los servicios aqu descritos. Dichas propuestas sern consideradas y tratadas por USIP como ofertas para celebrar un contrato.
8. USIP no estar obligado al pago de ninguna suma a ningn destinatario de esta convocatoria hasta y a menos que se ejecute un contrato por escrito entre las partes.
9. A menos que se indique lo contrario en esta convocatoria, el Contratista seleccionado ser responsable de proporcionar todos los equipos y/o suministros necesarios para realizar los servicios.
10. El Contratista seleccionado no discriminar a ninguna persona de conformidad con las leyes federales, estatales o locales.
11. El envo de cualquier material a USIP en respuesta a esta convocatoria constituir (i) una declaracin de que el/la Ofertante posee o tiene una licencia sin restricciones para usar y licenciar dichos materiales y toda la propiedad intelectual expresada en ellos; y (ii) la concesin de una licencia no exclusiva a USIP para utilizar dichos materiales y propiedad intelectual para cualquier propsito, incluyendo especficamente la evaluacin, negociacin y documentacin de un contrato con cualquiera de las partes.
12. El oferente se comprometer a adherirse a los Trminos y condiciones de USIP adjuntos, de lo contrario, corre el riesgo de ser eliminado de la consideracin. Las excepciones a estos trminos deben describirse claramente en un anexo a la propuesta narrativa tcnica. Comunquese con Carla Hauer Carrillo (chauercarrillo@usip.org) para solicitar una copia de los Trminos y condiciones de USIP si no se adjuntan a esta convocatoria.

Pgina de Certificacin
(Por favor presentar junto a la propuesta)

A.El/La Oferente certifica que: (1) Los precios de la oferta se han fijado de forma independiente sin consulta, comunicacin o acuerdo con ningn otro competidor; (2) Los precios de la oferta no han sido ni sern revelados a sabiendas por el/la oferente, directa o indirectamente, a ningn otro competidor antes de la apertura de la oferta o la adjudicacin del contrato, a menos que la ley exija lo contrario; y (3) El/la oferente no ha intentado ni intentar inducir a ningn otro competidor a que presente/no presente una oferta con el fin de restringir la competencia.

B.¿El/la oferente ha recibido financiamiento de USIP? S / No

C.En caso afirmativo, proporcione el nmero de subvencin o contrato y el principal punto de contacto del oferente en USIP:

Por parte del/ de la Oferente:

Nombre de la Organizacin o Contratista Independiente

Firma del/ de la Oficial Autorizado/a

Nombre Escrito del/ de la Oficial Autorizado/a

Cargo

Fecha #J-18808-Ljbffr

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